Projectmanagement software voor evenementen

Vereenvoudig uw voorbereidingen en houd inzicht, waar u ook bent. Gewoon in het Nederlands.


Artiestenplanning- en beheer

Bij het organiseren van een evenement ontkomen we bijna niet aan het boeken en plannen van artiesten of shows. EventKit geeft u de mogelijkheid om uw ultieme programma samen te stellen. Uiteraard dient u de contractafspraken zelf met de artiesten te maken, maar door deze informatie eenvoudig bij de artiest op te slaan, kunt u later alle contractafspraken van alle artiesten verzamelen.

Uw evenement wordt nog leuker wanneer het goed bezocht wordt. Uiteraard promoot u de artiesten en shows op uw website. Zal het niet mooier zijn dat artiesten zelf een biografie en sociale media kunnen invoeren zodat dit (na een goedkeuring) automatisch op uw website geplaatst kan worden? Bovendien kunnen artiesten direct hun (technische) riders, priklijsten en (VAR) verklaringen toevoegen zonder deze te mailen. Alle informatie wordt direct bij de artiest opgeslagen zodat dit eenvoudig terug te vinden is. EventKit maakt het voor u mogelijk.

Draaiboek

Een goede voorbereiding is meestal het halve werk. Een draaiboek op papier helpt in de opbouw en tijdens het evenement voor structuur, maar hoe meer activiteiten er aan worden toegevoegd, hoe minder de actuele voortgang bewaakt kan worden. Zeker als u niet overal bij kunt zijn.

EventKit heeft een digitaal draaiboek, zodat iedereen met toegang de voortgang van het evenement kan bekijken. En kunt u ook via uw mobiele telefoon of tablet eenvoudig activiteiten afvinken of opnieuw prioriteit geven op het moment dat iets niet goed uitgevoerd is.

Tijdens uw evenement is het mogelijk dat u met uitvoerende coördinatoren werkt. Ook deze coördinatoren kunnen toegang tot het draaiboek krijgen. De coördinatoren kunnen indien gewenst alleen bestaande activiteiten van het team wijzigen of nieuwe activiteiten voor het team toevoegen.

Bovendien is het het draaiboek te filteren zodat alleen een bepaalde dag en/of activiteiten voor een bepaald team of persoon getoond worden. Uiteraard is het ook mogelijk het draaiboek uit te printen.

Contracten

Bij het boeken van artiesten heeft u uiteraard de gage besproken. Daarnaast weet u door het plannen wanneer de artiest aanwezig dient te zijn, eventueel mag aansluiten voor een diner, de soundcheck en het daadwerkelijke optreden plaats vindt.

Deze informatie is al beschikbaar in EventKit. Hoe makkelijk kan het voor u zijn om op basis van de beschikbare gegevens contracten te kunnen genereren? We gaan hierbij nog een stapje verder. Het contract kan digitaal naar de artiest opgestuurd worden, zodat zij dit kunnen ondertekenen en gescand kunnen uploaden in het artiestenportaal. Zo staat alle informatie weer geordend bij elkaar.

Vrijwilligers

Vrijwilligers zijn waarschijnlijk bij uw evenement ook enorm van belang. Iedereen dient goed geïnformeerd te zijn, maar de informatievergaring kan soms tijdrovend zijn. Kloppen de adresgegevens nog, wat is zijn of haar t-shirt maat, op welke dagdelen is de vrijwilliger beschikbaar en welke werkzaamheden hebben de voorkeuren?

EventKit heeft een apart portaal voor vrijwilligers, waarbij een vrijwilliger met een persoonlijke link toegang krijgt tot de persoonlijke gegevens. Bovendien worden alle wijzigingen direct opgeslagen en worden bijvoorbeeld rapportages om t-shirts te bestellen direct bijgewerkt. Wanneer een vrijwilliger zijn/haar beschikbaarheid en een voorkeur voor werkzaamheden heeft uitgesproken, dan wordt deze informatie plus het email adres en telefoonnummer van de vrijwilliger direct zichtbaar voor de coördinator van deze werkzaamheden. Zo wordt het plannen van vrijwilligers veel eenvoudiger.

Contact

EventKit is een online projectmanagement tool met handig extra’s die het organiseren van een evenement eenvoudiger maakt. Bovendien zijn alle gegevens met uw gehele team te raadplegen. Altijd, 24 uur per dag, waar u ook bent. U heeft alleen een Internetverbinding nodig.

Het Chinese spreekwoord ‘alleen ga je snel, samen kom je verder’ spreekt boekdelen en EventKit helpt u om met uw team verder te komen. Interesse om samen naar uw organisatie te kijken? Mail Dennis de Kriek op dennis@eventkit.eu of bel 06-15490734.